Met aandacht geven en ontvangen van feedback
Op een goede manier feedback geven is lastig omdat we niet altijd de juiste toon of de juiste inhoud weten te treffen. Toch is het soms nodig om iets tegen de ander te zeggen over diens gedrag of opvattingen. Om die reden kunnen richtlijnen voor feedback helpen om ervoor te zorgen dat de feedback, als die met aandacht gegeven wordt, op een aardige en effectieve manier overkomt. Als we op die manier feedback geven, is dat een handeling van vriendschap en mededogen.
Feedback vanuit vriendschap en mededogen
Feedback geven is een belangrijk onderdeel van opvoeding, onderwijs en werk. Als mensen elkaar iets willen leren of wanneer mensen samenwerken, is er behoefte om elkaar daarover zo nu en dan iets te zeggen. Die feedback krijgt niet altijd een vorm die effectief is. Zo kan het geven van feedback afstand creëren wanneer het een reactie oproept als: ‘Hoe durf je dat tegen mij te zeggen?’. Of: ‘Wie denk je wel dat je bent dat je dat tegen mij durft te zeggen?’. Feedback die helpt heeft een aantal belangrijke kenmerken. Zo zal de feedback meestal gevraagde feedback moeten zijn (ook al kan dat niet altijd). Zo is feedback niet bedoeld om iemand te vertellen wat wij van die ander vinden, om ons eigen gelijk te halen of om de irritatie die we al heel lang voelen, eindelijk uit te kunnen spreken. Integendeel, feedback is bedoeld om het beste in de ander naar boven te halen. Het is bedoeld om ervoor te zorgen dat de ander beter gaat functioneren. Feedback in die zin is een daad van vrijgevigheid, een daad van mededogen. Om de feedback op die manier te kunnen geven (en ontvangen) moeten de gever en de ontvanger zich op een of andere manier met elkaar verbonden weten. Wanneer we op deze manier feedback willen geven vraagt dat van ons en de ander tijd en aandacht.
Richtlijnen voor de gever van feedback
Hieronder wat richtlijnen voor de gever van de feedback.
- Heb de intentie om van nut te zijn.
Verkeerde intenties (valkuilen) kunnen zijn:
1. Feedback geven om je eigen ongenoegen kwijt te raken.
2. De ander willen veranderen. Dit wordt ook wel ’therapeutische agressie’ genoemd. Er wordt over ‘agressie’ gesproken omdat je de andere persoon verwerpt zoals die is. De intentie van dergelijke feedback is meestal om jezelf, als gever van feedback, beter te laten voelen.
3. Positieve feedback geven zodat de ander je aardiger vindt. Deze valkuilen worden voor een groot deel opgelost wanneer je alleen feedback geeft als je door de ander gevraagd wordt om die te geven. Op dat moment gaat het minder om jezelf en meer om de ander. Toch kan dat lang niet altijd. Soms is ongevraagde feedback gewenst bijvoorbeeld wanneer irritaties in een groep het samenwerken onmogelijk maken. Of wanneer er een onveilige sfeer is door roddel en achterklap. Of wanneer feedback een kenmerk is van het systeem, zoals in het onderwijs (beoordelingsgesprek) of bedrijven (functioneringsgesprek).
Als je het geven van feedback ziet als vrijgevigheid dan staat de ander centraal. Dat voor ogen houden kan je helpen om valkuilen te vermijden. Maar feedback geven blijft gevoelig, vooral ongevraagde feedback. - Wees een schone spiegel.
Wees beschrijvend, niet interpreterend. Het geven van feedback is als het omhoog houden van een schone spiegel. Het gaat niet om de ander als geheel persoon (‘jij bent altijd ….’) maar om controleerbare gedragingen of feiten (‘dit zag ik …, dit hoorde ik …’). Daarnaast gaat het over het effect daarvan op onszelf met name over de gevoelens die dat gedrag bij ons oproepen (‘dit merk ik …, dit voel ik …als jij …..’). Haal daarom persoonlijke meningen uit de boodschap. Maak de ander geen verwijten. Geef geen advies onder het mom van feedback (‘als ik jou was, dan zou ik … Dan kom je nog ver’). Wissel de feedback uit als informatie, niet als middel om de andere persoon te veranderen. Beklemtoon daarom eerder het ‘wat’ dan het ‘waarom’. Je bent beter in staat om als een schone spiegel te functioneren als je je eigen motieven om feedback te geven kent. Waarom wil je dit de ander laten weten? Wat wil je bereiken met jouw feedback? Als de feedback bedoeld is de ander te laten groeien en de ander te helpen belangrijke keuzes te maken, dan is het gemakkelijker om ‘de schone spiegel’ te zijn dan wanneer je denkt dat je het beter weet. - Verplaats je in de ander.
Benut de bereidheid van de ander om te luisteren, om te zeggen wat je wilt zeggen. Neem de tijd en zeg het op zo’n manier dat het getuigt van respect voor de ander. Als je niet zeker bent van wat je wil zeggen, kun je je in de ander verplaatsen en je afvragen: zou zo’n opmerking mij helpen? Aandacht en gewaarzijn bevorderen onze natuurlijke aanwezigheid. Dat maakt dat je beter in staat bent om waar te nemen wat er in jezelf en om je heen gebeurt. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat je je emoties ziet voordat ze tot uitbarsting komen en het gesprek verstoren. Meditatie helpt ons die aandacht en de bijbehorende aanwezigheid te ontwikkelen. Dat is ook één van de redenen dat we aanraden om samen een paar minuten stil te zitten voordat het gesprek begint. Dat kan ook tussendoor. Je bent er dan meer bij. Dit sluit aan bij de richtlijn: laat stilte een integraal onderdeel zijn van het gesprek. Juist door de toevoeging van aandacht en gewaarzijn worden de richtlijnen meer boeddhistisch geïnspireerd. De werkwijze van contemplatief observeren op deze website werkt om te zien wat de feedback onszelf doet. Ook de werkwijze van een intentie van mededogen zal helpen om het juiste te zeggen. - Presenteer een evenwichtig gezichtspunt.
Besteed aandacht aan zowel positieve als negatieve feedback. Realiseer je dat het bij kritische (vaak als negatief ervaren) feedback vooral belangrijk is dat de ander zich met behulp daarvan kan verbeteren. Maak aardige dingen niet te mooi en vervelende dingen niet te vervelend. De volgorde van positieve en kritische feedback wordt bepaald door de situatie. Moet je bijvoorbeeld behoorlijke kritische dingen zeggen omwille van de situatie, begin daar dan mee. Anders zit de ander erop te wachten. Want alle betrokkenen voelen dat die kritische opmerkingen eraan zitten te komen. In een sfeer van onveiligheid werken positieve opmerkingen niet. Dan is iedereen aan het overleven. - Wees eerder specifiek dan algemeen.
Beschrijf specifiek gedrag en niet je algemene indruk van iemand. Verwijs daarbij zoveel mogelijk naar specifieke gebeurtenissen. Geef de feedback die nodig is en laat de dingen achterwege die niet aan de orde zijn. Dit vraagt om innerlijke discipline. Zie de werkwijze discipline op deze website. Deze richtlijn is een versterking van wat al in bovenstaande richtlijnen is gezegd. - Wees direct en moedig.
Je kunt je wellicht wat onbehagelijk voelen wanneer je iets onplezierigs wilt zeggen. Hou daarom voor ogen dat je kritiek bedoeld si om van nut te zijn. Het achterhouden van nuttige informatie kan voor de ander schadelijker zijn dan een pijnlijke boodschap vertellen. Bij de werkwijze van vrijgevigheid op deze website wordt gesteld dat we op drie manieren vrijgevig kunnen zijn: We kunnen dingen geven, we kunnen onszelf geven en we kunnen onze onbevreesdheid tonen. Directe en moedige feedback geven, slaat op de laatste twee vormen van vrijgevigheid: geef jezelf en toon je onbevreesdheid. - Zeg wat je te zeggen hebt en laat het gaan.
Je houdt niet vast aan wat je gezegd hebt; de ontvanger kan met onze feedback doen wat hij of zij wil. Je beschouwt jouw feedback echt als een aanbod: je verwacht niets terug. Ook dat is een kenmerk van vrijgevigheid: geven zonder iets terug te verwachten. Dat betekent dat, als de ander er niets mee doet, het ook oké is. Dat betekent: loslaten van al mooie verwachtingen die je had over het veranderen van de wereld naar jouw opvattingen. Dat sluit direct aan bij de werkwijze van voluit ‘welkom’ en ’tot ziens’ zeggen op deze website.
Richtlijnen voor de ontvanger van feedback
Er wordt vaak gezegd dat we ‘tegen kritiek’ moeten kunnen. In onze maatschappij lijkt het een ongeschreven stelregel ‘dat we maar moeten leren incasseren. Dat dat erbij hoort’. In een boeddhistisch geïnspireerde context staat die aanname ter discussie. Bij feedback gaat het niet om incasseren. Het gaat naast ontwikkelen en beter functioneren, ook om je gewaardeerd voelen, om respect krijgen. Er is een belangrijk verschil (zeer vaak misverstaan) tussen tolerantie en respect. Respect hebben we voor mensen; tolerantie brengen we op voor ideeën. Iemand een ‘varken’ noemen om daarna te zeggen dat dat vrijheid van meningsuiting is, pleit voor tolerantie maar doet dat respectloos. Dat werkt niet. Pleiten voor tolerantie kan alleen met behoud van respect. We zijn niet vrij om te roepen wat we willen wanneer dat respectloos is. Alle hier genoemde richtlijnen werken louter vanuit respect.
- Wees open.
Luister eenvoudigweg met aandacht naar wat er gezegd wordt. Ga er niet van uit dat je al weet wat de ander gaat zeggen. Wie weet is er sprake van een nieuwe invalshoek. Goed luisteren is essentieel. Als je niet snapt wat er gezegd wordt, vraag je om verheldering. Wat kan helpen om goed te luisteren, is dat je je realiseert dat het bij de feedback van een ander niet alleen over jou gaat maar ook over de relatie tussen de feedbackgever en jezelf. Jezelf verplaatsen in de ander kan ook helpen om goed te luisteren. Feedback is immers een geschenk dat ons wordt aangeboden. We mogen daarmee doen wat we willen: aannemen, nog even over nadenken, nog een keer met iemand over spreken of eventueel verwerpen. Zie ook de werkwijzen met aandacht luisteren en met aandacht spreken op deze website. - Rechtvaardig je niet.
Jouw taak bestaat er in het feedback gesprek uit om te horen hoe de andere persoon jou ziet of ervaart. Je weerstaat de aandrang om je te rechtvaardigen, te verdedigen of jezelf uit te leggen. Tijdens het gesprek gaat het alleen over hoe de ander jouw gedrag ziet. Dat is niet iets dat waar is. Dat is hooguit iets waarvan we iets kunnen leren. - Beschouw alle feedback als iets dat je wordt aangeboden.
De gelegenheid om te leren en je te ontwikkelen door middel van wat de andere persoon aanbiedt stel je op prijs. Het is een geschenk, het is vrijgevigheid. Ontvang dat. Later kun je nagaan wat het precies voor jou betekent. - Denk na over wat je gehoord hebt.
Gebruik je basisintelligentie (intuïtie) als je nadenkt over wat je gehoord hebt. Het gezichtspunt van de ander is niet meer of minder accuraat is dan dat van jezelf. Bijt je daarom niet te snel vast of verwerp niet te snel wat je gehoord hebt. Ga voor jezelf na wat nuttig is in de feedback. Verander daarom je gedrag niet meteen op basis van wat je gehoord hebben. Bepaal zelf wat je wel en niet wit leren. Jij moet ontdekken wat bij je hoort. Het kan dus heel goed zijn dat je meer tijd wilt hebben om na te gaan wat de feedback precies voor je betekent of dat je om vervolggesprekken vraagt. - Besteed aandacht aan je gevoelens.
Besef dat welke gevoelens er ook in je opkomen, het jouw gevoelens zijn. Hou zoveel mogelijk gescheiden wat de feedback is van de ander en wat je eigen reactie daarop is. Als we boos worden kunnen we in een latere fase onderzoeken wat die emotie ons te zeggen heeft. Zie ook de werkwijze van contemplatief observeren op deze website. Die gaat over waarnemen wat er om je heen gebeurt én in jezelf gebeurt.
Algemene richtlijnen
Mogelijke obstakels in een feedbackgesprek kunnen verlegenheid en trots zijn. Het komt er dan vaak op neer dat we tégen in plaats van mét de ander praten. Mogelijkheden om daar wat aan te doen zijn:
- Zit voorafgaand aan het gesprek even samen stil.
Even stil met elkaar zitten maakt dat beiden met meer aandacht aan het feedbackgesprek beginnen. Daardoor wordt het taalgebruik bewuster, het luisteren beter en is er meer aandacht voor elkaar en elkaars reacties. Zie de werkwijzen van meditatie en met aandacht zitten, lopen, staan en liggen op deze website. - Neem samen de richtlijnen voor feedback door.
Ga na hoe beiden willen dat het feedbackgesprek gaat. Het kan zijn dat sommige richtlijnen door jullie niet belangrijk en andere richtlijnen juist wel belangrijk gevonden worden. Laat de niet belangrijke richtlijnen weg en besteed vooral aandacht aan de belangrijke. Spreek na afloop door of ieder zich aan de richtlijnen gehouden heeft. - Luister naar jezelf.
Luister naar je eigen woorden wanneer je die uitspreekt: de manier waarop je spreekt, de manier waarop je je woorden gebruikt, de lichamelijke gevoelens daarachter. Hoe voelt het wat je zegt? Zie ook de werkwijze met aandacht spreken op deze website. - Kijk en luister naar de ander.
Let op de lichaamstaal. Luister bij de reactie naar de klinkers, de medeklinkers, de intonatie, de snelheid. Zie ook de werkwijze van met aandacht luisteren op deze website. - Doe een bewuste poging om langzaam te praten.
Door langzaam te praten (niet té langzaam) is er meer aandacht. Met name als het spannend wordt hebben we de neiging snel te praten. - Spreek duidelijk.
Respecteer de woorden die je gebruikt. - Kies je woorden zorgvuldig.
Vermijd onnodig woordgebruik. Maak de zinnen kort. Minimaliseer. - Beschouw stilte als een onderdeel van praten.
Wees niet te bang om te wachten voordat je iets zegt. Breng eventueel stilte in het gesprek door erom te vragen: zullen we even met aandacht in stilte zitten?